在日常工作中，把联系人分成不同的分组能够大幅提升邮件群发和日常沟通的效率。通过搜索引擎整理的多篇结果显示，Outlook 的分组功能在桌面版、网页端和移动端都有对应入口，且不同版本的操作路径略有差异，但核心思路是一致的：创建一个“联系组/分组”，再把相关联系人加入其中，便于未来直接发送邮件或快速查找。下文将把这些做法拆解成具体步骤，覆盖主流版本和常见场景，帮助你在实际操作中快速上手。
一、明确概念：分组、分发名单、标签的关系。Outlook 里通常把一批联系人集合起来称为“联系人组”（在某些版本里也称为“联系组”或“分组”），这是一个静态的集合；而“分发名单/邮件列表”则更偏向把群体作为邮件收件人发送对象。标签或分类则是另一层面的组织方式，常用于快速过滤显示，理解这三个概念的关系，可以避免你在创建分组时走错入口。多数搜索结果也强调，在企业邮箱环境（Exchange/Outlook 365）中，分组与组织通讯录的同步是自动的，确保你在桌面端创建的分组能在网页端和移动端保持一致。
二、Outlook 桌面版（Windows）创建联系组的步骤。打开 Outlook，切换到“联系人/People”视图。不同版本的界面略有差异，但核心按钮通常在功能区的“新建联系组/New Contact Group”位置。点击后输入分组名称，然后使用“添加成员”按钮把联系人从你的通讯录中加入进来。你可以从“起始组、通讯簿、最近联系的联系人”以及“新建电子邮件联系人”中挑选成员。添加完成后，记得点击“保存并关闭”。完成后，这个联系组就会出现在你的联系人库中，后续发邮件时可以直接在收件人栏输入分组名，系统就会把整组成员填入。
一些细节需要留意：若你使用的是企业版邮箱，分组通常会保存在 Exchange 服务器上，因此同一账户在同一域的其他设备上也能看到这个分组；在某些场景下，导入大量联系人到分组可能需要先把联系人导入到“我的联系人”主库，再从中拖拽到分组。若你需要把现有的邮件列表变成分组，可以先把邮件中的收件人整理成一张通讯录，随后再创建新组并把这些联系人加入。
三、Outlook 网页端（Outlook.com/Office 365 Web 版）创建分组。先打开浏览器，登录你的账户，点击左侧的“人脉/People”图标进入联系人界面。网页端通常提供“新建联系人列表/New contact list”或“新建分组/New group”的选项。输入组名后，逐个添加成员，或用搜索框直接把联系人加入，确认无误后保存。网页端的优点是和云端数据打通，切换设备时通常无需额外同步操作就能看到同样的分组。部分版本还支持直接从邮件联系人导入群组成员，省去手动查找的时间。
四、移动端（iOS/Android）Outlook 应用中创建分组的情况。很多版本的手机端 Outlook 对“创建新分组”的入口并不总是直观可用，特别是早期版本可能需要在桌面端或网页端先建立分组，然后在移动端通过“Contacts/通讯录”同步到该分组，或者在单个联系人详情页里把联系人加入到已有分组。若你的业务强依赖分组，建议优先在网页端完成分组的创建与管理，再通过账户同步到手机端。若手机端无法直接创建分组，也可以通过向联系人添加标签的方式实现近似分组的效果，完成后在邮箱撰写邮件时通过“收件人/组”快速筛选。
五、跨账户和同步要点。对于个人 Outlook.com 与企业 Exchange Online 的混用场景，分组的可用性和可见性通常取决于账号类型以及组的所属范围（全局分组、组织内分组、群组邮箱等）。企业版可能还涉及权限、地址簿缓存、全球地址列表（GAL）的更新频率等因素。实际操作中，若你在网页端创建了分组，建议在同一账户的所有设备上打开应用，等待几分钟让缓存刷新，确保成员列表和组名称在不同设备上保持一致。
六、导入与导出、备份分组成员。一些场景需要把分组转成可移植的数据，便于团队之间的协作。常用做法是先导出分组成员为 CSV/VCF 文件，随后在需要的账户中导入；也可以将分组里的联系人导出为一个独立的通讯录文件，再在其他账户中导入并按需重新分组。不同版本的具体操作路径略有差异，通常涉及“导入/导出”按钮、选择目标分组、以及映射字段等步骤。对于没有直接导入分组的版本，可以把分组成员逐个添加到新分组，虽然步骤多点，但同样能达到目标。
七、命名规范和命名冲突处理。选择一个清晰且稳定的分组命名，是确保长期高效使用的关键。一个常见的做法是将团队、项目、职能等关键词放在前，紧跟日期、版本或地点等信息，例如“市场部-2025-春季”或“项目X-客户A-通联人”。在跨域协作中，注意避免相同名称的分组造成混淆，必要时给分组添加前缀或后缀。若系统提示重复名称，检查是否已经存在同名分组，或者查看是否有本地缓存导致显示重复，按提示选择重命名或合并即可。
八、分组管理的实用技巧。为了提升日常使用体验，可以把分组与邮箱的搜索结合起来，例如在邮件撰写时直接输入分组名，Outlook 会把整组成员填充；在频道协作场景中，使用分组来群发通知或收集反馈也很方便。你还可以结合“类别/颜色”标签对分组进行可视化区分，方便快速定位。定期清理不再使用的分组，或者把旧分组归档，避免通讯录混乱。对于常用的快速分组，可以建立一个“快捷组”来减少重复操作。上述做法在多篇搜索结果中均有提及，帮助你建立稳定的分组体系。
九、常见问题解答。Q：如果把联系人从一个分组移除，会不会影响该分组的历史邮件记录？A：不会，历史邮件记录仍保留，但该联系人就不会再在该分组中被统计进未来的群发。Q：分组和通讯簿的同步有延迟吗？A：通常几分钟到几十分钟不等，具体取决于服务器刷新频率和设备连接状态。Q：如何快速把某个邮箱的联系人加入到一个新分组？A：在桌面版或网页端，创建新分组后，可以直接选择“添加成员”并从地址簿中挑选，或将联系人拖拽到分组中。以上观点来自多份搜索结果的综合总结，帮助你快速定位入口并完成操作。
十、广告插入的心得体会。玩游戏注册国际服steam邮箱账号就用七评邮箱，专业的游戏邮箱，无需实名，可随意解绑、换绑，方便游戏账号在全世界自由交易，支持全球任意地区直接访问和多个国家语言翻译,网站地址：mail.77.ink
十一、最后的小技巧与自我提升。若你希望通过规则自动化分类邮件并自动加入分组，可以在 Outlook 的规则设置中创建条件，把符合条件的新邮件直接移动到对应的分组相关的邮箱文件夹中。这种方式在处理大量项目邮件时特别有效，能让你的收件箱始终保持清爽，同时让分组的关注度提升。定期回顾并更新分组结构，确保参与成员、职责、项目阶段的变化都能被及时反映。
十二、结尾的反问。现在你已经掌握了在不同版本 Outlook 中创建和管理分组的核心要点，是不是已经迫不及待想把你自己的通讯录整理成一套高效的分组体系了呢？
